Abandonar as agendas e prontuários de papel e caneta é um processo mais fácil do que você pensa. A tecnologia pode ser uma das principais aliadas na hora de controlar os dados do seu consultório e seus pacientes, se você tiver um software amigável e intuitivo.

Ao deixar de lado essa mania ultrapassada de papel e caneta, você e sua secretária vão ganhar agilidade, controle e organização. Nas consultas, você terá à sua disposição tudo sobre o seu paciente, desde seus dados cadastrais, sua história clínica a até o seu histórico de pagamentos. A relação entre vocês pode ficar até mais próxima, pois dá para diminuir bastante o tempo de análise e verificação de informações, sobrando mais espaço para uma boa conversa.

Ainda não conseguiu largar o papel e a caneta? Veja as nossas 5 dicas e saia já do passado:

1. Comece aos poucos

Não adianta abraçar o mundo e querer sumir com todos os seus prontuários, agendas e pastas de papel de uma só vez. É bastante trabalho e você pode acabar perdendo dados importantes. Instrua a sua secretária a passar primeiro, todos os agendamentos futuros do papel para o sistema. Assim que um paciente que já estiver agendado no sistema vier ao seu consultório, a sua secretária deve fazer o seu cadastro (ou seja, anotar o seu endereço, contato, etc).

Em seguida, você deve passar o prontuário do papel para o computador. Eu recomendo que na primeira consulta com o sistema, o médico anote os pontos principais do prontuário do paciente no sistema. E em seguida, tire uma foto do prontuário papel e anexe-o no sistema. Parece complicado? Na verdade é bem simples, no Doutore você consegue tirar uma foto com o seu celular e anexá-la ao prontuário de um paciente muito facilmente. E claro, se você preferir, pode deixar essa tarefa para a sua secretária

2. Motive e crie metas

As vantagens de se informatizar o consultório são inúmeras, mas elas precisam ser bem explicadas para a secretária, afinal de contas, ela precisa entender o valor e estar motivada para adotar essa nova forma de trabalho. O engajamento da secretária é crucial para que você tenha uma rápida transição do papel e caneta para o computador. Nessa conversa, não esqueça de mencionar:

Agendar uma consulta será mais rápido e mais fácil do que no papel e caneta. Todos no consultório poderão ter acesso a agenda, de qualquer lugar, ou seja, o médico poderá ver a sua agenda pelo seu celular. Assim a secretária não vai precisar mais enviar a agenda do dia seguinte por email, whatsapp, ou algo do tipo. O controle dos pagamentos dos pacientes também fica mais fácil e rápido. Mas você sabe: mudar um hábito não é fácil… A resistência para passar a usar um novo processo no trabalho é natural, mas o médico precisa ser rígido e exigente no cumprimento das tarefas.

Depois de motivar a sua secretária, você deve estabelecer metas para essa fase de transição do papel e caneta para o sistema. Por exemplo, uma meta que percebemos que é bem eficiente é que a secretária tenha como obrigação passar uma semana de agendamento futuro para o Doutore por dia. Ou seja, é como se durante o dia de hoje, a sua secretária pegasse todos os pacientes que já estão agendados para a semana que vem e colocassem eles na agenda do Doutore. E depois que fizer isso, cada alteração na agenda da semana que vem, que ela faça direto no Doutore, e não na agenda de papel.

Com essa tarefa diária, em pouco tempo ela já vai abandonar a agenda de papel.

3. Mantenha a organização durante esse período de migração

Divida os prontuários em dois grupos (em duas pastas por exemplo), um com “prontuários migrados” e outro com “prontuários não migrados”.

Assim que vocês passarem as informações de um paciente para o programa, devolva a papelada dele para o grupo “prontuários migrados”. Dessa forma, após um tempo, vão restar no grupo dos “não migrados” apenas os pacientes que não retornaram mais ao consultório.

Essa é uma tarefa que vai ajudar a controlar o que já foi transferido para o sistema.

4. Abra o programa quando o trabalho começar

É um costume simples, mas muito eficiente! Assim que chegar ao consultório, coloque o programa para funcionar. Se o sistema estiver ativo assim que as tarefas e consultas do dia começarem, o seu uso vai ficar mais natural. Faça isso em todos os computadores, principalmente no da sua secretária.

5. Insira todos os dados novos no programa

É importante que toda a sua equipe siga esse passo. Se você estiver acompanhando um paciente sendo que a última consulta dele foi toda anotada em papel, mas todo o seu prontuário já tiver ido para o sistema, você vai acabar ficando sem as informações necessárias para um bom diagnóstico.

Pronto para abandonar as velhas agendas e papéis no seu consultório? Ficou com alguma dúvida? Escreva aqui nos comentários! E para você que já é cliente Doutore, nós criamos uma ferramenta que vai ajudar na transição do papel para o digital. Nos mande uma mensagem para saber mais!

Guilherme Porto

Co-fundador do Doutore, engenheiro e apaixonado por gestão e tecnologia.


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